الهيكل التنظيمي للشعب والوحدات

الهيكل التنظيمي للشعب والوحدات

 

الهيكل التنظيمي للشعبة الإدارية  

 

مهام وواجبات مسؤول شعبة الموارد البشرية

    1- الاشراف على منتسبي الشعبة والحث على الدقة والمهارة في العمل

وضع الخطط والبرامج لمهام الشعبة.

  1. توزيع مهام العمل حسب الوحدات المرتبطة بالشعبة.

  2. مخاطبه الاقسام العلميه والشعب والوحدات العائدة الى المعهد حسب المعلومات المطلوبة للشعبة.

  3. اعداد الاعمال وتنفيذ السقف الزمني في الشعبة لانهاء الاعمال المطلوبة حسب مهام الشعبة.

  4. الاشراف والتدقيق المستمر لاعمال الشعبة.

  5. عقد اجتماعات مستمرة مع المنتسبين في الشعبة والابقاء على خطوط الاتصال مفتوحة لانجاز اعمال  الشعبة في الوقت المحدد.   

  6. المتابعه اليومية لقاعدة البيانات المتعلقة بمنتسبي المعهد (تدريسين – فنيين – أداريين)

   مهام وواجبات وحدة الأفراد

  1. انجاز الاعمال المتعلق بأفراد المعهد.

  2. تحرير الاوامر الادارية.

  3. تحرير الاجابة على الكتب.

  4. متابعة سجلات الواردة والصادرة.

  5. توثيق كافة المعلومات المتعلقة بالمنتسبين.

  6. اصدار الاوامر الادارية بالترفيعات والعلاوات.

  7. تحديث بنك المعلومات للمعهد.

 

 

 

مهام وواجبات وحدة التوثيق

  1. انجاز اعمال التوثيق بمنسوبي المعهد.

  2. ادامة الاضابير الشخصية.

  3. فهرسة الاضابير الشخصية.

 

مهام وواجبات وحدة التقاعد

  1. تدقيق مواليد المنتسبين.

  2. انجاز معاملة التقاعد لبالغي السن القانوني.

  3. انجاز معاملات التقاعد للمحالين لاسباب صحية او اخرى.

  4. ‏اكمال دفاتر الخدمة واحالة المستمسكات الى مديرية ألتقاعد.

 

مهام وواجبات وحدة الخدمات والصيانة

  1. انجاز اعمال الصيانة الموثيقة في المعهد.

  2. انجاز اعمال الصيانة الكهربائية.

  3. انجاز اعمال الصيانة المائية.

 

مهام وواجبات وحدة الأستعلامات

  1. التحقق من المراجعين الى المعهد.

  2. السيطرة على دخول المنتسبين والطلاب في بداية الدوام وخروجهم في نهايته.

  3. التحقق من هوية المراجعين.

  4. تسجيل اسماء المراجعين في سجل المراجعة.

  5. منع دخول المسلحين الى حرم المعهد.

 

 

مهام وواجبات الشعبة العلمية

الهيكل التنظيمي للشعبة العلمية

مهام وواجبات مسؤول الشعبة العلمية

  • الاشراف على منتسبي الشعبة والحث على الدقة والمهارة في العمل

  1. وضع الخطط والبرامج لمهام الشعبة.

  2. توزيع مهام العمل حسب الوحدات الخاصة بالشعبة.

  3. مخاطبة الاقسام والوحدات العائدة الى المعهد حسب المعلومات المطلوبة للشعبة.

  4. اعداد جداول عمل في الشعبة وتكوين سقف زمني لانهاء الاعمال المطلوبة.

  5. الاشراف والتدقيق المستمر لاعمال الشعبة.

  6. تقديم خطط علمية الى مجلس المعهد لاجل الارتقاء بواقع العمل في المعهد.

  7. تنسيق عتقد المؤتمرات والندوات.

  8. الاتصال مع دوائر الدولة والقطاع الخاص لاجل التعاون المشترك.

  9. تقديم مقترحات لاجل التفاعل مع المجتمع.

مهام وواجبات الشعبة المالية

 

الهيكل التنظمي للشعبة المالية 

مهام وواجبات مسؤول الشعبة المالية

  • الإشراف على منتسبي الشعبة والحث على الدقة والمهارة في العمل

  1. وضع الخطط والبرامج لمهام الشعبة.

  2. توزيع مهام العمل حسب الوحدات المرتبطة بالشعبة.

  3. أعداد جداول عمل في الشعبة وتكوين سقف زمني لإنهاء الإعمال المطلوبة حسب مهام الشعبة.

  4. الإشراف والتدقيق المستمر لإعمال الشعبة.

  5. الاجتماع المستمر بمنتسبي الشعبة وجعل حلقة التواصل فيما بينها لانجازالعمل بالوقت المحدد.

 

مهام وواجبات وحدة السجلات :

  1. تثبيت كافة القيود المحاسبية ومستندات الصرف في السجلات المحاسبية.

  2. اعداد الموازين الشهرية في نهاية كل شهر.

  3. اعداد الكشوفات التحليلية لحساب السلف والامانات.

 

مهام وواجبات وحدة الرواتب

  1. العمل في سجل الرواتب الشهرية لجميع منتسبي المعهد.

  2. ادخال كافة بيانات الرواتب الشهرية في نظام الرواتب.

  3. مطابقة قوائم الرواتب الشهرية مع سجلات الرواتب.

  4. اعداد الخلاصات النهائية للرواتب الشهرية وتقديمها الى ديوان الجامعة في المواعيد المحددة.

 

مهام وواجبات وحدة امانة الصندوق

  1. استلام المبالغ النقدية بموجب وصولات قبض رسمية.

  2. تثبيت كافة وصولات القبض الرسمية في سجل يومية الصندوق.

  3. ‏القيام بايداع كافة المبالغ المستلمة في المصرف.

 

مهام وواجبات وحدة التصفيات والحسابات الختامية

  1. اعداد الموازين وجداول المصروفات والايرادات الختامية.

  2. اعداد كشوفات البنك الختامية.

  3. اعداد الكشوفات الختامية للسلف والامانات.

  4. تنظيم القيود المحاسبية لقيمة الموجودات المشتراة في السنة المالية المحددة.

  5. تنظيم سجل التوحيد الختامي للسنة المعنية.

 

مهام وواجبات وحدة المخازن

  1. تنظيم سندات الادخال المخزني للمواد الواردة.

  2. تنظيم سندات الأخراج المخزني للمواد الصادرة.

  3. تثبيت سندات الادخال والاخراج المخزني في السجلات المخزنية.

  4. تنظيم استمارات الذمم للمنتسبين.

  5. متابعة حركة الموجودات بين أرجاء المعهد.

 

 

 

 

الهيكل التنظيمي لشعبة شؤون الطلبة

 مهام وواجبات شعبة شؤون الطلبة

 

  1. الأشراف والمتابعة على وحدات التسجيل والوثائق والشهادات.

  2. وضع خطط والية العمل في الشعبة من حيث تنفيذ وبرمجة الأعمال التي تنفذ في الوحدات المرتبطة بالشعبة .

  3. الأشراف المباشر على لجنة أستقبال الطلبة وتحضير كافة مستلزمات تسجيل الطلبة الجدد من حيث  اعداد ملفات الطلبة وصيغة أختيارات الطلبه للاقسام العلمية.

         

  1. توزيع الطلبة على الاقسام العلمية اعتمادا على مجموع الطالب وأختياراته حسب خطة القبول للقسم   بالتنسيق مع المسؤول المباشر وآصدار الاوامر الاداريه لتوزيع الطلبة بعد تكملة تسجيلهم.

         

  1. آصدار الأوامر الادارية لأنتقال الطلبة من المعهد وأليه, تعديل ترشيح الطلبة, تأجيل الطلبة, الراسبين, المرقنة قيودهم, الطلبة المستضافين, ذوي الشهداء

  2. متابعة الطلبة المستمرين والمؤجلين والراسبين والمرقنة قيودهم مع الاقسام العلمية من خلال مطابقة السجلات الموجودة في الشعبة مع قوائم الاقسام العلمية          .

  3. أصدار الأوامر الادارية للطلبة الناجحين والمكملين والراسبين للاقسام العلمية.

  4. أصدار الأوامر الادارية للطلبة المشمولين بالعبور وحسب القوائم الواردة من الاقسام العلمية.

  5. اصدار الاوامر الادارية للطلبة الخريجين للاقسام العلمية.

  6. ارسال قوائم الطلبة الخريجين من الاقسام الطبية الى وزارة الصحة وحسب التسلسل الاداري السليم.

  7. تدقيق صحة صدور وثائق الطلبة الجدد المقبولين بأعداد قوائم بأسماء الطلبة مع وثائقهم ليتم تدقيقها في الوزارة.

             

  1. ادامة ملفات الطلبة المقبولين ، انتقال الطلبه ، تأجيل الطلبة ، الراسبين ، المرقنة قيودهم ، الطلبة المستضافين ، الطلبة العابرين.

             

  1. مفاتحة الدوائر المختلفة للامور المتعلقة بالطلبة.

  2. التنسيق مع مقرر مجلس المعهد حول مصادقات مجلس المعهد على الطلبة المشولين بالتأجيل والراسبين بسبب الغياب.

  3. تحرير كتب الشكر والتقدير الممنوحة للطلبة وحفظها فى ملفاتهم.

  4. ادخال البيانات المتعلقة بالطلبة المزورين على نظام الحاسبة.

 

مهام وواجبات وحدة التسجيل

  1. الأشراف ومتابعة الاعمال التي تقع على عاتق الوحدة.

  2. وضع خطط لعمل الوحدة وتحديث الايجابي منها وتطويرها وتغيير السلبي منها نحوالأفضل.

  3. استقبال الطلبة الجدد وتوعيتهم وتوجيههم على آلية ملىء استمارات القبول واختيارالاقسام العلمية حسب  مجاميعهم ورغباتهم.

  4. تسجيل الطلبة الجدد من خلال ملئهم لاستمارات القبول وتدقيق وثائق الاعدادية للطلبةالمقبولين من حيث  تطابق مجموعهم فى امر القبول مع ما موجود فى الوثائق.

  5. اصدار هويات للطلبة الجدد المسجلين بعد اصدار امر توزيعهم على الاقسام العلمية.

  6. مسك سجلات للطلبة الجدد المسجلين بعد توزيعهم على الاقسام العلمية وتحديثها دورياً.

  7. مطابقة اسماء الطلبة فى السجلات الموجودة فى الوحدة مع قوائم اسماء الطلبة في الاقسام العلمية ولكافة  المراحل بشكل مستمر للتعرف على التغيرات التي تحدث من خلال تأجيل الطلبة لدراسته, رسوب الطلبة بالغياب او انسحابهم من الدراسة.

  8. حفظ كافة الاوامر والكتب ونتائج الطلبة المتعلقة بالطلبة فى الملفة الخاصة بكل طالب.

  9. تزويد الطلبة المستمرين بكتاب تأييد استمرارهم في المعهد معنونة الى الدوائر المعنية بناءا على طلب الطالب.

  10. اعداد احصائيات بشكل دورى للطلبة المستمرين والمؤجلين والراسبين والمرقنة قيودهم من خلالالسجلات المعدة للطلبة المستمرين والمؤجلين والراسبين والمرقنة قيودهم ‏ولكل قسم علمي.

  11. حفظ ملفات الطلبة المستمرين وحسب المراحل في خزانات خاصه ولكل قسم علمي مرتبة حسب  اسمائهم فى القوائم.

           

  1. تحضير وثائق الاعدادية للطلبة المسجلين من ملفات الطلبة وعمل قوائم بأسمائهم للتأكد من صحة  صدور هذه الوثائق من خلال تدقيقها في الوزارة , وتشخيص الطلبة المزورين.

           

 

 

مهام وواجبات وحدة الوثائق والشهادات

  1. الأشراف ومتابعة الاعمال التي تقع على عاتق الوحدة.

  2. وضع الخطط والبرامجالمتعلقة باعمال الوحدة وتحديث الخطط والبرامج بشكل مستمر وتطوير الايجابي منها وتغيير السلبي منها.

  1. تنظيم سجلات خاصة للطلبة الخريجين ولكافة الاقسام العلمية وبواقع سجل خاص لكل قسم علمي.

  2. مسك سجلات الصادرة لكتب التأييد الممنوحة للطلبة الخريجين وبواقع سجل خاص لكل قسم علمي.

  3. حفظ الوثائق والشهادات المنجزة للطلبة الخريجين ( النسخة الثانية الاصلية) فى ملف خاص لكل قسم علمي.

  1. حفظ ملفات الطلبة الخريجين وحسب سنوات التخرج في خزانات خاصة بكل قسم علمي.

  2. انجاز كتب صحة صدور الوثائق والتأييدات الممنوحة للطلبة والواردة من الوزارات والدوائر كافة ضمن   السياقات المعمول بها ضمن الجامعة التقنية الشمالية وضمن سقف زمني محدد لا يتجاوز اليومان مع ارسال تقرير شهري في نهاية الشهر عن كتب صحة الصدور المنجزة.

  3. تزويد الطلبة الخريجين بتأييد تخرج بدون درجات وباللغتين العربية والانكليزية بالاضافة الى تزويدهم بكتب تأييد معنونة الى الدوائر المعنية.

  1. تزويد الطلبة الخريجين بوثائق التخرج بالدرجات وباللغتين العربية والانكليزية بالاضافة الى تزويدهم  بشهادات جدارية باللغة العربية.

  1. تصديق وثائق الطلبة الخريجين فى وزارة الخارجية.

  2. عمل احصائيات عن عدد الوثائق المنجزه في كل شهر وتحديد نسبة الانجاز لكل شهر نسبة للوثائق  المعهد المنجزة.

  1. حفظ وثائق الطلبة الخريجين بالدرجات المنجزة في اقراص خاصة بكل قسم علمي وحسب السنوات.

krkInst2014